Processos organizacionais se constituem em uma série de atividades que são desenvolvidas, para cumprir uma determinada tarefa e atingir um objetivo. Processos organizacionais existem e estão distribuídos em todas as áreas de uma empresa: Industrial, Comercial e Administrativo/Financeira.
Para a fabricação de um produto há um processo envolvido que permite que tal produto seja produzido dentro dos padrões estabelecidos pela empresa e que atendem e satisfazem as necessidades dos clientes.
Na área comercial, para efetuar a venda do produto fabricado ao cliente, existem vários processos envolvidos que passam pela área de marketing, vendas e de logística para garantir que a entrega foi efetuada como contratada com o cliente.
Do ponto de vista administrativo/financeiro, há o processo de controle do recebimento da venda efetuada, valendo ressaltar que já houve a participação dessa área estabelecendo e aprovando o crédito ao cliente no momento da venda.
Apesar das diversas áreas da empresa terem seus próprios processos organizacionais é possível notar, como no simples exemplo acima, a intersecção entre eles. Portanto, o processo organizacional desenvolvido em uma área afeta, positiva ou negativamente, um outro processo efetuado em outra área, dependendo de sua eficácia. Causaria enorme problema para a área comercial – e para a empresa - se o administrativo/financeiro retardasse, por algum motivo, a avaliação e aprovação do crédito ao pedido efetuado.
Não é exagero considerar que os resultados, crescimento e reconhecimento junto ao mercado de uma empresa são, também, dependentes da eficácia de seus processos organizacionais. Afinal, as decisões de seus gestores são tomadas com base em informações geradas a partir destes mesmos processos organizacionais.
Assim, uma das principais responsabilidades dos gestores é garantir que os processos organizacionais funcionem de tal maneira que permitam à empresa atingir seus objetivos previamente estabelecidos.
A Gestão de Processos, também chamada por BPM (Business Process Management) é a atividade que tem como objetivo atualizar e aperfeiçoar os processos organizacionais permitindo, dessa forma, que sejam eficazes. Interessante notar que gestão de processos, também é um processo que inclui as seguintes etapas:
1 – Planejar – Análise de atividades desenvolvidas e seus objetivos/alinhamento com estratégia da empresa;
2 – Modelar – Organizar e desenhar os fluxos de trabalho de como o processo será realizado na prática; criar indicadores (KPI´s) para monitoramento e avaliação de desempenho do processo;
3 – Documentar – O processo deve estar documentado para que todos possam executa-lo da forma estabelecida;
4 – Testar – Avaliar se as tarefas planejadas e desenhadas, funcionam na prática, detectando oportunidade de aprimoramento do que foi desenhado;
5 – Executar – Colocar o processo em execução nas operações normais do dia a dia;
6 – Controlar – Calcular os KPI´s para avaliar se os objetivos estabelecidos estão sendo alcançados na prática;
7 – Melhorias – A partir da análise dos resultados do controle e de mudanças do ambiente de negócios, aprimorar os processos
Uma eficiente gestão de processos permite à empresa aproveitar melhor seus recursos, otimizar tempo e contribui para atingir os objetivos estrategicamente estabelecidos. Por essa razão, é mais frequente a observação que Gestão de Processos está incorporada no ambiente cultural das organizações.
Sergio Nasinbene